Görüş, istek ve değerlendirmelerinizi bize iletin.
T.C.
GAZİ ÜNİVERSİTESİ
EĞİTİM BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE
MADDE 1 – Bu Yönergenin amacı, Gazi Üniversitesi Eğitim Bilimleri Enstitüsünün teşkilatlanma, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
MADDE 2 – Bu Yönerge 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 2489 Sayılı Kefalet Kanunu, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Taşınır Mal Yönetmeliği, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 Sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu ile 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname hükümleri uyarınca hazırlanmıştır.
MADDE 3 – Bu Yönergede geçen;
a)Kanun: 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununu,
b)Kurum: Gazi Üniversitesini,
c)Üst Yönetici: Gazi Üniversitesi Rektörünü,
d)Yönerge: Bu Yönergeyi,
e)Enstitü: Eğitim Bilimleri Enstitüsünü,
f)Müdür: Eğitim Bilimleri Enstitüsü Müdürünü,
g)Müdür Yardımcısı: Eğitim Bilimleri Enstitüsü Müdür Yardımcısını,
h)Enstitü Sekreteri: Eğitim Bilimleri Enstitüsü Sekreterini,
ifade eder.
MADDE 4 – Gazi Üniversitesi Eğitim Bilimleri Enstitüsü; kuruluşundan bu yana lisans ve yüksek lisans mezunlarının bilgilerini derinleştirmek, seçtikleri alanda uzmanlaşmalarını sağlamak, arzu edenleri akademik kariyere hazırlamak, yeni kurulan ve lisansüstü eğitim veremeyen üniversitelerin kadrolarını yetiştirmek amacıyla lisansüstü programlar yürütmektedir.
Enstitü, amacı doğrultusundaki alanlarda çalışmalarını yürütür. Türkiye’nin beşeri sermayesine katkı sağlamayı kendine misyon edinen Enstitü, bilimsel çalışmalar çerçevesinde kongre, konferans, sempozyum, seminer, panel, bilimsel toplantılar düzenlemekte ve yayın yapmaktadır. Lisansüstü eğitimin temel amaçlarından biri, topluma araştırma yapan ve araştırma sonuçlarını değerlendiren bireyler kazandırmaktır. Her mezuniyet tezi kendi çapında ve alanında bir araştırma ve yayın anlamına gelmektedir.
MADDE 5 – Kurumun tüm işlem ve faaliyetleri Rektörlüğümüz denetimi kapsamındadır. Bu işlem ve faaliyetler, uymakla yükümlü bulunulan ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülür.
MADDE 6 – Yönetim faaliyetleri, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 2914 Sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak yürütülür, açıklık bulunmayan hallerde ise danışma mekanizmalarından görüş sorulur ve etik kurallar dikkate alınır.
MADDE 7 – Enstitü Müdürlüğü; Müdür, Müdür Yardımcıları ve Enstitü Sekreteri ile ihtiyaca göre diğer personelden oluşur.
Enstitü Müdürlüğü idari yönden doğrudan Üst Yöneticiye bağlı olarak faaliyetlerini yürütür. Enstitü Müdürlüğü Üst Yönetici dışındaki makam veya mercilerle ilişkilendirilemez. Personel görevini Enstitü Müdürüne bağlı olarak yürütür.
Eğitim Bilimleri Enstitüsünün Görevleri
MADDE 8 – Enstitü Müdürlüğü; Müdür, Müdür Yardımcıları, Enstitü Sekreteri ile Öğrenci İşleri Birimi, Personel İşleri Birimi, Maaş Tahakkuk Birimi, Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi, Bilgi İşlem Birimi ve Evrak Kayıt Birimlerinden oluşmuştur.
Enstitü Müdürü
MADDE 9 – Enstitü Müdürü, üç yıl için Rektör tarafından atanır. Süresi biten müdür tekrar atanabilir. Müdürün, Enstitüde görevli aylıklı öğretim elemanları arasından üç yıl için atayacağı en çok iki yardımcısı bulunur.
Müdürün Görevleri
MADDE 10 – Müdürün görevleri;
a)Enstitü kurullarına başkanlık etmek, Enstitü kurullarının kararlarını uygulamak ve Enstitü birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak,
b)Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Enstitünün genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek,
c)Enstitünün ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Rektörlüğe bildirmek, Enstitü bütçesi ile ilgili öneriyi Enstitü Yönetim Kurulunun da görüşünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak,
d)Enstitünün birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak,
e)Kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır.
Müdürün Yetkisi
MADDE 11 – Enstitünün ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde, gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasında, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında Rektöre karşı birinci derecede sorumludur.
Müdürün Mali Sorumluluğu
MADDE 12 – Enstitü Müdürü aynı zamanda Harcama Yetkilisidir. Harcama Yetkilileri bütçede öngörülen ödenekleri kadar, ödenek gönderme belgesiyle kendisine ödenek verilen Harcama Yetkilileri ise tahsis edilen ödenek tutarında harcama yapabilir. Bütçeden harcama yapılabilmesi, Müdürün harcama talimatı vermesiyle mümkündür. Harcama talimatında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır.
Harcama Yetkilileri, harcama talimatlarının (aylık, yolluk, ek ders, mesai v.b) bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludur.
Harcama Yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının ilgili mevzuatta belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumludur. Harcama Yetkilileri, taşınır kayıtlarının ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır yönetim hesabının ilgili mercilere gönderilmesi sorumluluğunu Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi aracılığıyla yerine getirir.
Enstitü Müdür Yardımcıları
MADDE 13 – Müdür yardımcıları, Müdür tarafından, kendisine çalışmalarında yardımcı olmak üzere Enstitünün görevli aylıklı öğretim elemanları arasından seçilirler ve en çok üç yıl için atanırlar. Müdür, gerekli gördüğü hallerde yardımcılarını değiştirebilir. Müdürün görevi sona erdiğinde, yardımcılarının görevi de sona erer.
Enstitü Müdür Yardımcılarının Görevleri
MADDE 14 – Müdür Yardımcılarının Görevleri;
a)Müdüre, görevi başında olmadığı zamanlarda vekalet etmek,
b)İlgili Kanun ve yönetmeliklerle verilen diğer görevleri yapmaktır.
Enstitü Kurulunun Kuruluşu, İşleyişi ve Görevleri
Enstitü Kurulunun Kuruluşu
MADDE 15 – Enstitü Kurulu, Müdürün başkanlığında, Müdür Yardımcıları ve Enstitüyü oluşturan ana bilim dalı başkanlarından oluşur.
Enstitü Kurulunun İşleyişi
MADDE 16 – Enstitü Kurulu normal olarak her yarı yıl başında ve sonunda toplanır. Müdür gerekli gördüğü hallerde Enstitü Kurulunu toplantıya çağırır.
Enstitü Kurulunun Görevleri
MADDE 17 – Enstitü Kurulu akademik bir organ olup aşağıdaki görevleri yapar:
a) Enstitünün, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayım faaliyetleri ve bu faaliyetlerle ilgili esasları, plan, program ve eğitim-öğretim takvimini kararlaştırmak,
b)Enstitü Yönetim Kuruluna üye seçmek,
c)Bu Kanunla verilen diğer görevleri yapmaktır.
Enstitü Yönetim Kurulunun Kuruluşu, İşleyişi ve Görevleri
Enstitü Yönetim Kurulunun Kuruluşu
MADDE 18 – Enstitü Yönetim Kurulu, Müdürün başkanlığında, Müdür Yardımcıları ile Müdürce gösterilecek altı aday arasından Enstitü Kurulu tarafından üç yıl için seçilecek üç öğretim üyesinden oluşur.
Enstitü Yönetim Kurulunun İşleyişi
MADDE 19 – Enstitü Yönetim Kurulu Müdürün çağırısı üzerine toplanır.
Yönetim Kurulu gerekli gördüğü hallerde geçici çalışma grupları, eğitim-öğretim koordinatörlükleri kurabilir ve bunların görevlerini düzenler.
Enstitü Yönetim Kurulunun Görevleri
MADDE 20 – Enstitü Yönetim Kurulu, idari faaliyetlerde Müdüre yardımcı bir organ olup aşağıdaki görevleri yapar:
a) Enstitü Kurulunun kararları ile tespit ettiği esasların uygulanmasında Müdüre yardım etmek,
b) Enstitünün eğitim-öğretim, plan ve programları ile takvimin uygulanmasını sağlamak,
c) Enstitünün yatırım, program ve bütçe tasarısını hazırlamak,
d) Müdürün Enstitü yönetimi ile ilgili getireceği bütün işlerde karar almak,
e) Öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğitim-öğretim ve sınavlara ait işlemleri hakkında karar vermek,
f) Kanunla verilen diğer görevleri yapmaktır.
Enstitü Sekreteri
MADDE 21 – Enstitü Sekreterinin atanması, Müdürün önerisi üzerine Rektör tarafından yapılır. Enstitü Sekreteri, Enstitünün idari hizmetlerinin yürütülmesinden sorumludur.
Enstitü Sekreterinin Görevleri
MADDE 22 – Enstitü Sekreteri;
a)Enstitünün Üniversite içi ve dışı tüm idari işlerini yürütmek,
b)Enstitü Kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulunun oy hakkı olmaksızın raportörlüğünü yapmak,
c)Bu Kurullarda alınan kararların yazılması, korunması, saklanması, izlenmesi ve ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak,
d)Gelen yazıları kontrol ederek ilgili kişi ve bölümlere ulaşmasını ve arşivlenmesini düzenlemek,
e)Enstitüdeki personelin kişisel dosyalarını tutmak, takip etmek ve istenildiğinde üst makamlara gerekli bilgileri sağlamak,
f)Üst makamlarca istenildiğinde, öğrencilere ilişkin bilgileri danışmanlardan alarak ilgili makama sunmak,
g)Enstitüye ait tüm iç ve dış yazışmaları yaptırmak, takip etmek ve kaydını tutmak,
h)Öğretim elemanlarına ders içi ve ders dışı sorunların çözümünde yardımcı olmak, derslerin etkin biçimde yürütülmesi için gerekli yardım ve desteği sağlamak,
i)Öğrencilerin sağlık merkezine sevk işlemlerini yapmak ve gelen sağlık raporlarının ilgili öğretim elemanına ulaştırılmasını sağlamak,
j)Öğretim elemanlarının gereksinimi olan ders araçlarını sağlamak, bakım ve onarımını yaptırmak,
k)Yarı zamanlı öğretim elemanlarının ücret tahakkuk bildirimlerini hazırlamak,
l)Akademik kadroların süreli atamalarında süre takibi ve tekrar atama onaylarının alınması işlemlerini yapmak,
m)Dönem başında tüm öğretim elemanlarının uzmanlık alan dersi açma talep bildirim formlarını vermelerini izlemek, bu formları arşivlemek,
n)Üst Yönetici, Müdür ve Müdür Yardımcıları tarafından verilen diğer işleri yürütmekten sorumludur.
Öğrenci İşleri Biriminin İş, İşlem ve Süreçleri
MADDE 23 – Öğrenci İşleri Biriminde,Enstitünün lisansüstü eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliğinin ve diğer ilgili mevzuata uygun yönetmeliklerinin uygulanması aşamalarında yazılı olarak belirlenen görev, yetki ve sorumlulukları kapsamında personel;
a)Eğitim-öğretim dönemi başlamadan ilan edilen tarihlerde öğrenci ön kayıt işlemlerini yapmak,
b)Tezsiz yüksek lisans, yüksek lisans, doktora, sanatta yeterlik öğrencilerini, özel öğrencileri kabul etmek, süreleri sonunda tez teslimi yapan öğrencilerin jüri üyelerine tezleri kargoyla göndermek,
c)Bilim sınavı sonuçlarına göre kesin kayıt işlemlerini yapmak,
d)Bilimsel hazırlık ve ders alma işlemlerini kontrol etmek,
e)Harç bilgilerini kontrol etmek,
f)Sınav evraklarını öğretim üyelerinden teslim alarak arşivlemek,
g)Periyodik olarak öğrenci dosyalarını inceleyerek bilgilerini güncellemek,
h)Kayıt silmeler, ek süre talepleri, öğrenime ara verme, sağlık raporlarını Yönetim Kuruluna sunmak için dosyaları hazırlamak,
i)Askerlik tecil-iptal, öğrenci belgesi not dökümü ve benzeri dilekçelerin cevaplarını hazırlamak,
j)Yabancı uyruklu öğrencilerinin kayıt kabul işlemlerini yapmak, Yükseköğretim Kurulu (YÖK) bursu ile gelen öğrencilerin başarı durumunu takip etmek,
k)Tez aşamasındaki yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin tez danışmanı atanması, değişiklikleri, tez proje kabulü, değişiklikleri, üç ve altı aylık raporlarının izlenmesi,
l)Süreleri sonunda tez teslimleri, tez jüri atamaları, savunmalarının yapılıp yapılmadığını izlemek, savunma tutanaklarını arşivlemek,
m)Doktora öğrencilerinin ders dönemi sonrası yeterlik dönemlerini izlemek,
n)Tez savunmalarının yapılıp yapılmadığını izlemek,
o)Tez savunma tutanaklarını arşivlemek,
p)Arşivlenecek evrakın dosyalanmasını yapmak,
r)Mezuniyet işlemlerini yapmak, geçici mezuniyet belgelerini hazırlamak,
s)Üst Yönetici, Müdür, Müdür Yardımcıları ve Enstitü Sekreterince verilen diğer işleri yürütmekten sorumludur.
Maaş Tahakkuk Biriminin İş, İşlem ve Süreçleri
MADDE 24 – Maaş Tahakkuk Birimi;
a)Personelin maaş tahakkuk işlemlerini yapmak,
b)Ek ders ve sınav ücretlerinin tahakkuk işlemlerini yapmak,
c)Personelin tedavi giderlerinin tahakkuk işlemlerini yapmak,
d)Personelin yolluk ve yevmiyelerinin tahakkuk işlemlerini yapmak,
e)Personelin fiili hizmet zammı keseneklerini gerçekleştirmek,
f)Personelin emekli kesenekleri ile Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) prim işlemlerini yapmak,
g)Personelin fazla çalışma ücretlerinin tahakkuk işlemlerini yapmak,
h)Kanunun 31., 40/a ve 40/d maddelerine göre fakültelerden görevlendirilen öğretim üyelerinin ders görevlendirmelerini takip etmek,
i)Enstitü bütçesini hazırlamak ve üçer aylık dönemler itibariyle ödenek takibini yapmak,
j)Üst Yönetici, Müdür, Müdür Yardımcıları ve Enstitü Sekreterince verilen diğer işleri yürütmekten sorumludur.
Personel İşleri Biriminin İş, İşlem ve Süreçleri
MADDE 25 – Personel İşleri Birimi
a)Akademik ve idari personelin her türlü özlük hakları ile ilgili işlemleri ve yazışmaları yapmak,
b) Personelin terfi, izin, sicil işlemlerinin takibini yapmak, yıl sonunda ilgili personele ait kadro ve yıllık izin programını hazırlamak.
c) Üst Yönetici, Müdür, Müdür Yardımcıları ve Enstitü Sekreterince verilen diğer işleri yürütmekten sorumludur.
Taşınır Kayıt ve Kontrol Biriminin İş, İşlem ve Süreçleri
MADDE 26 – Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi;
a) Enstitünün demirbaş malzeme ve kırtasiye malzemesi ihtiyacını belirleyerek, siparişini ve takibini yapmak
b)Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek,
c)Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek,
d)Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek,
e)Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek,
f)Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak,
g)Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek,
h)Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek,
i)Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak,
j)Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak,
k)Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmakla görevlidir,
l)Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi, sorumluluğunda bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikler nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludur,
m)Üst Yönetici, Müdür, Müdür Yardımcıları ve Enstitü Sekreterince verilen diğer işleri yürütmekten sorumludur,
n)Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi, sorumluluğunda bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevinden ayrılamaz.
Bilgi İşlem Biriminin İş, İşlem ve Süreçleri
MADDE 27 – Bilgi İşlem Birimi;
a)Bilgisayar ve yazıcıların kurulum ile güncelleme işlemlerini yaparak sağlıklı çalışmalarını temin etmek,
b)Bilgisayar ve çevre aygıtları ile ağ iletişimi konusunda yaşadığı yazılım ve donanımsal teknik arızalara müdahale etmek,
c)Enstitünün web sayfasının tasarlanması, yönetilmesi ve güncelleştirilmesini yapmak,
d)Enstitünün e-posta hesabının kontrolünü yapmak ve yönetimini sağlamak,
e)Arızalı cihazlara teknik destek sağlamak,
f)Üniversitemiz Öğrenci İşleri ile koordinasyonu sağlamak,
g)Enstitü Ön Kayıt Bilgi Sistemi yönetim panelinin kullanımı,
h)Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi yönetim panelinin kullanımı,
ı) Bahar ve güz dönemi ders programlarının hazırlanması, tebliğ edilmesi, güncellenmesi ve Enstitünün web sitesinden duyurulması,
i)Enstitümüz tarafından düzenlenen kongre, sempozyum ve panel türü etkinliklerin web sitesinden duyurulması,
j)Özel öğrenci ders alma işlemlerini gerçekleştirerek web sitesinden ilan etmek,
k)Matbu dokümanların hazırlanması,
l)Gazi Üniversitesi Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (GÜADEK) istatistiklerinin hazırlanması,
m)Yükseköğretim Kurulu Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi (ÖSYM) öğrenci istatistiklerinin hazırlanması,
n)European Credit Transfer System (ECTS) Avrupa Kredi Transfer Sistemi (AKTS) bilgi paketlerinin düzenlenerek web sitesinde yayınlanması,
o)Üst Yönetici, Müdür, Müdür Yardımcıları ve Enstitü Sekreterince verilen diğer işleri yürütmekten sorumludur.
Evrak Kayıt Biriminin İş, İşlem ve Süreçleri
MADDE 28 – Evrak Kayıt Birimi;
a) Müdürlüğe gelen her türlü evrakın tasnifini yapmak,
b) Gelen evrakların girişini yaparak havale için makama sunmak,
a)Havalesi yapılan evrakların birimlere dağıtımını sağlamak,
b)Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları dağıtıma hazırlamak, kurum dışı yazışmaların posta işlemlerini yürütmek,
c)Kurum içi duyuruları yapmak,
d)Üst Yönetici, Müdür, Müdür Yardımcıları ve Enstitü Sekreterince verilen diğer işleri yürütmekten sorumludur.
MADDE 30 – Üst Yönetici, Enstitünün stratejik planının ve bütçesinin kalkınma planına, yıllık programlara, kurumun stratejik plan ve performans hedefleri ile hizmet gereklerine uygun olarak hazırlanması ve uygulanmasından, sorumlulukları altındaki kaynakların etkili, ekonomik ve verimli şekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan, kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesinden, malî yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve bu Kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden sorumludur.
Enstitü Müdürü, bu sorumluluğun gereklerini, Malî Hizmetler Birimi ve İç Denetçiler aracılığıyla yerine getirir.
Görüş, istek ve değerlendirmelerinizi bize iletin.